KYOCERA

Предлагая KSIM, компания KYOCERA особенно акцентирует внимание на том, что продукт способен решить все вышеперечисленные задачи. В частности, симпликативность внедрения обеспечивает простую и оперативную интеграцию консолидированной информации о цифровых документах (ЦД) в диджитализированные рабочие процессы, централизованное управление ЦД в рамках организации исключает потерю файлов, возможность доступа из любых локаций посредством веб-клиента устраняет проблему недоступности документов, а модуль управления доступом и разграничениями прав пользователей не только поддерживает требуемый уровень информационной безопасности, но и ведет журналирование всех обращений к цифровому контенту.

Искать можно не только внутри документа, но и сам документ — именно благодаря полнотекстовому поиску или по известному индексу найти требуемый файл удается весьма оперативно. Таким образом, все пользователи получают доступ ко всем без исключения материалам, зарегистрированным в системе, даже если не знают об их существовании или местоположении. Применяя режим совместной работы, коллеги могут обмениваться документацией, причем не только в разрезе peer-to-peer, но и с рабочими группами — опять же, без ограничений в территориальном расположении. Предоставляется возможность управления документооборотом: например, можно запустить процедуру проверки или утверждения документов электронным способом. Разумеется, все подобные действия фиксируются и документируются, а пользователям не возбраняется добавлять комментарии и/или вносить правки.

При этом сами документы могут помещаться в архивы с ограниченным доступом; существует и система управления версиями, полезная там, где регулярно вносятся обширные коллективные правки — в ее «обязанности» вменяется запись, замена и отмена версии документа. К слову, легкое нахождение требуемого файла посредством поиска вовсе не предполагает анархию и вседозволенность: администраторы управляют доступом, назначая группам и отдельным пользователя права доступа в соответствии с их ролями. В том числе и для архивов, так что ничего лишнего не авторизованному персоналу не увидеть. Еще KSIM умеет импортировать и экспортировать предопределенные рабочие процессы, что ощутимо упрощает и ускоряет внедрение цифровых рабочих процессов.

БЕЗОПАСНОСТЬ
Развертывание продукта предполагает размещение его основной части на выделенном сервере предприятия. Территориально он может быть расположен как непосредственно в офисе компании, так и в другом месте (в том числе у провайдера). Важно лишь, чтобы он являлся частью локальной сети предприятия, то есть находился в едином адресном пространстве с клиентскими средствами доступа. Для успешного функционирования продукта аппаратная часть сервера должна предоставлять не менее чем двухъядерный центральный процессор, 8 Гбайт ОЗУ, 5000 Мбайт свободного места на накопителе для программных компонентов, а также не менее 50 Гбайт для хранения документов и файлов. Необходимо, чтобы сервер работал под управлением операционной системы Microsoft Windows Server (допускаются версии 2019, 2016, 2012 R2). Очевидно, что при таких требованиях развернуть KSIM можно на любом подходящем сервере, в том числе и виртуальном — если, конечно, в этом возникнет потребность. Важно предусмотреть возможность расширения дискового пространства, ведь количество хранимых цифровых документов будет неудержимо возрастать, и не последнее место в этом занимает неуклонное стремление подстраиваться под требования существующих бизнес-процессов.

Наконец, о том, что же остается за кадром: кто же заинтересован в интеграции KYOCERA Smart Information Manager в информационную инфраструктуру своего предприятия? Очевидно, что KSIM востребован везде, где существуют бизнес-задачи по управлению документами, представленными в электронном виде. А значит, продукт актуален для финансовой и юридической сферы, незаменим в дилерской и реселлерской отрасли, отменно проявит себя в медицине и прочих сегментах, где выполняются работы с человеческими ресурсами. Словом, практически повсюду, где востребованы документы — бумажные и электронные, и в первую очередь у дальновидных управляющих, которые уже осознали важность перевода документооборота предприятия в цифровую форму.