KYOCERA

Smart Information Manager

ИНТЕЛЛЕКТУАЛЬНАЯ СИСТЕМА УПРАВЛЕНИЯ ИНФОРМАЦИЕЙ ДЛЯ ПОВЫШЕНИЯ ЭФФЕКТИВНОСТИ ВАШИХ БИЗНЕС-ПРОЦЕССОВ.
Интеллектуальная система управления информацией для повышения эффективности ваших бизнес-процессов.
Нажмите на кнопку PLAY,
чтобы посмотреть обзор системы
KYOCERA Smart Information Manager

KSIM

Новинка в области программного обеспечения от KYOCERA — Smart Information Manager (далее — KSIM), способна оптимизировать управление информацией и оцифровать переходные процессы в сфере документооборота. В частности, каталогизация, индексация и группирование электронного контента предполагают ускоренный переход от бумажных рабочих процессов к цифровому (виртуальному) управлению документами предприятия. Заявлена высокая эффективность KSIM для малых и средних компаний, что делает его универсальным и разносторонним решением для любых типов бизнеса.

КАТАЛОГИЗАЦИЯ

ИНДЕКСАЦИЯ

ГРУППИРОВАНИЕ

Новые способы
Вместо привычной распечатки документов в офисном копи-центре и передачи их по инстанциям сотрудники компаний, перешедших в режим телеработы, вынуждены были изыскивать новые способы их трансфера.
S
I
M
mart
nformation
anager
В первую очередь инновация должна разрешить ряд проблем, обнаруживающихся при принудительном переводе деятельности компаний в режим удаленного функционирования. Карантин и локдауны серьезно изменили привычное течение бизнес-процессов, состояние децентрализации документооборота привело к появлению ряда проблем, связанных с хранением, организацией доступа и обработкой входной и выходной корреспонденции, внутренних документов и прочих твердых копий, посредством которых осуществлялась и регулировалась деятельность компаний.
+
ЧИТАТЬ ПОДРОБНЕЕ
Причины, вызвавшие дисфункцию, достаточно просты. В первую очередь среди них назовем отсутствие стандартизации методологии хранения файлов: обычно, если нет необходимого регламента, файлы сохраняются в произвольных местах информационной структуры предприятия, что нередко вызывает их утрату (потерю). Вторая распространенная проблема — отсутствие удаленного доступа к контейнерам (файлам, каталогам и т. п.), что не позволяет оперативно воспользоваться ими (зависимость от человеческого фактора). И наконец, известная проблема безопасности и разграничения прав доступа: несоблюдение требований соответствия и защиты данных влечет за собой их искажение и/или пропажу. Все три известные проблемы нарушают работу предприятия, приводят к финансовым потерям, а в итоге — и к утрате репутации у клиентов и партнеров, что, по сути, фатально для любого предприятия.
РЕШЕНИЕ ПРОБЛЕМ
Предлагая KSIM, компания KYOCERA особенно акцентирует внимание на том, что продукт способен решить все вышеперечисленные задачи. В частности, симпликативность внедрения обеспечивает простую и оперативную интеграцию консолидированной информации о цифровых документах (ЦД) в диджитализированные рабочие процессы, централизованное управление ЦД в рамках организации исключает потерю файлов, возможность доступа из любых локаций посредством веб-клиента устраняет проблему недоступности документов, а модуль управления доступом и разграничениями прав пользователей не только поддерживает требуемый уровень информационной безопасности, но и ведет журналирование всех обращений к цифровому контенту.

Kyocera Capture Manager

Полученный документ допускает поиск в двух режимах: в упрощенном, для предварительного просмотра, и полнотекстовом.
ЧИТАТЬ ПОДРОБНЕЕ
+
Для конечного пользователя предлагается самый простой способ взаимодействия с продуктом — веб-интерфейс, способный работать из любого рекомендованного браузера (Google Chrome, Microsoft Edge, Mozilla Firefox). Таким образом можно рассматривать KSIM, как кросс-платформенную, ОС-независимую операционную среду, функционирующую и на стационарных, и на мобильных платформах. Продукту по силам осуществлять довольно сложные операции, например захват документов, для чего имеется встроенная интеграция с Kyocera Capture Manager. После захвата такие документы можно обрабатывать и по необходимости сохранять. Столь же просто осуществляется извлечение и последующая интеграция документа в веб-браузер: OCR Engine в KSIM трансформирует все файлы в формат PDF. Допускается поддержка и обработка не только простых текстовых форматов наподобие .DOCX, но и специфических — типа PDF, JPG и PNG.
Искать можно не только внутри документа, но и сам документ — именно благодаря полнотекстовому поиску или по известному индексу найти требуемый файл удается весьма оперативно. Таким образом, все пользователи получают доступ ко всем без исключения материалам, зарегистрированным в системе, даже если не знают об их существовании или местоположении. Применяя режим совместной работы, коллеги могут обмениваться документацией, причем не только в разрезе peer-to-peer, но и с рабочими группами — опять же, без ограничений в территориальном расположении. Предоставляется возможность управления документооборотом: например, можно запустить процедуру проверки или утверждения документов электронным способом. Разумеется, все подобные действия фиксируются и документируются, а пользователям не возбраняется добавлять комментарии и/или вносить правки.
При этом сами документы могут помещаться в архивы с ограниченным доступом; существует и система управления версиями, полезная там, где регулярно вносятся обширные коллективные правки — в ее «обязанности» вменяется запись, замена и отмена версии документа. К слову, легкое нахождение требуемого файла посредством поиска вовсе не предполагает анархию и вседозволенность: администраторы управляют доступом, назначая группам и отдельным пользователя права доступа в соответствии с их ролями. В том числе и для архивов, так что ничего лишнего не авторизованному персоналу не увидеть. Еще KSIM умеет импортировать и экспортировать предопределенные рабочие процессы, что ощутимо упрощает и ускоряет внедрение цифровых рабочих процессов.
БЕЗОПАСНОСТЬ
Развертывание продукта предполагает размещение его основной части на выделенном сервере предприятия. Территориально он может быть расположен как непосредственно в офисе компании, так и в другом месте (в том числе у провайдера). Важно лишь, чтобы он являлся частью локальной сети предприятия, то есть находился в едином адресном пространстве с клиентскими средствами доступа. Для успешного функционирования продукта аппаратная часть сервера должна предоставлять не менее чем двухъядерный центральный процессор, 8 Гбайт ОЗУ, 5000 Мбайт свободного места на накопителе для программных компонентов, а также не менее 50 Гбайт для хранения документов и файлов. Необходимо, чтобы сервер работал под управлением операционной системы Microsoft Windows Server (допускаются версии 2019, 2016, 2012 R2). Очевидно, что при таких требованиях развернуть KSIM можно на любом подходящем сервере, в том числе и виртуальном — если, конечно, в этом возникнет потребность. Важно предусмотреть возможность расширения дискового пространства, ведь количество хранимых цифровых документов будет неудержимо возрастать, и не последнее место в этом занимает неуклонное стремление подстраиваться под требования существующих бизнес-процессов.
Наконец, о том, что же остается за кадром: кто же заинтересован в интеграции KYOCERA Smart Information Manager в информационную инфраструктуру своего предприятия? Очевидно, что KSIM востребован везде, где существуют бизнес-задачи по управлению документами, представленными в электронном виде. А значит, продукт актуален для финансовой и юридической сферы, незаменим в дилерской и реселлерской отрасли, отменно проявит себя в медицине и прочих сегментах, где выполняются работы с человеческими ресурсами. Словом, практически повсюду, где востребованы документы — бумажные и электронные, и в первую очередь у дальновидных управляющих, которые уже осознали важность перевода документооборота предприятия в цифровую форму.
KYOCERA Capture Manager Документация [01]
Получите доступ к любым файлам, от драйверов до руководств. Перейти на страницу загрузки.
KCM БРОШЮРА [02]
KCM ТЕХНИЧЕСКАЯ ДОКУМЕНТАЦИЯ [03]
Хотите узнать больше про KYOCERA Smart Information Manager или про любой другой софт от Kyocera?
Поговорите с нами, мы же люди. Наши специалисты всегда готовы Вам помочь. Обращайтесь!
Оцифруйте все ваши бумажные документы!