KYOCERA Capture Manager
Умный инструмент цифровой трансформации.
Цифровая трансформация
Сегодня предприятия переживают цифровую трансформацию. Однако далеко не в каждой организации дело идет дальше тривиальной оцифровки документооборота. В результате вместо ожидаемого ускорения и упрощения бизнес-процессов заказчик может, напротив, зафиксировать рост расходов, поскольку сотрудники будут лишь тратить время на дополнительные операции (сканирование входящих документов), а затем обращаться с цифровыми копиями по старинке, извлекая из них информацию точно так же, как и из бумажных оригиналов.
Структура
В действительности же цифровая трансформация подразумевает значительно более глубокое преобразование бизнес-процессов. Вместо того чтобы безыскусно переводить бумажные документы в электронные копии, получая на выходе формально цифровые, но никак не упорядоченные данные, необходимо структурировать информацию в процессе оцифровки — преобразуя ее к виду, доступному для интерпретации вычислительными системами.
Атрибуция
В отношении документов это означает не просто распознавание текста, но и корректное атрибутирование каждого его фрагмента. Скажем, при оцифровке платежного поручения или иного финансового документа чрезвычайно важно соотнести наименования заполненных полей (номер счета, назначение платежа и т. д.) с их содержимым. Созданная таким образом электронная копия может быть с минимальными трудозатратами передана в ERP или иную автоматизированную бизнес-систему.
Человеческий фактор
Исключение человеческого фактора из процедуры преобразования неструктурированных данных в структурированные — вот суть цифровой трансформации документооборота, актуальная для организаций, работающих с большим количеством входящих бумаг (до сих пор порой даже не только отпечатанных, но и написанных от руки). И не одних только бумаг: источниками деловых документов в наши дни все чаще становятся электронная почта, мобильные приложения, другие бизнес-системы, напрямую не совместимые с действующей в данной организации.
Потому эффективный инструмент для цифровой трансформации на этом направлении должен быть подлинно универсальным, готовым освободить сотрудников предприятия от утомительной и рутинной, но требующей высочайшей точности работы по структурированию документов, полученных из множества источников. Именно таким инструментом и является KYOCERA Capture Manager (KCM), призванный обеспечить высочайший уровень эффективности и создать подлинно «умный» цифровой документооборот.
KYOCERA Capture Manager
верный способ подготовить ваш бизнес к оцифровке
Виртуальный аутсорсинг
КСМ можно рассматривать как инструмент для «виртуального аутсорсинга» офисного документооборота; для достижения того уровня управляемости и подотчетности, который до недавнего времени обеспечивала лишь передача подсистемы сканирования под контроль сторонней организации. Если уже существующие MDS ориентированы по большей части на управление службами печати, то главная задача КСМ — оптимизация управления децентрализованными процедурами сканирования в пределах организации с использованием всего доступного в локальной сети оборудования.
Узнать больше
Рутина исключена
KCM предназначен для идентификации вводимого документа по типу обработки и извлечения данных и их перенаправления для дальнейшего вывода на ERP-системы, в СУБД, облачные хранилища, сетевые папки и т. п. Ранее все эти задачи невозможно было решить с близкой к 100% точностью в отсутствие человека: слишком уж велико разнообразие форматов, в которых могут быть представлены даже вполне официальные данные. Упорядочение и консолидация входящего потока документов с использованием КСМ позволяет освободить сотрудников от исполнения рутинной работы, а также ощутимо сократить количество ошибок, спровоцированных усталостью, небрежностью и иными проявлениями человеческого фактора.
Узнать больше
Форматы и формы данных
Разнообразие входных данных, с которыми готов иметь дело КСМ (особенно велико оно в версии KCM Professional), простирается от отображаемых в браузерах веб-страниц с их порой крайне причудливой версткой и оцифрованных потоковыми документ-сканерами сложных формуляров до рукописных текстов, штрихкодов и заполненных вручную бюллетеней с отмеченными вариантами ответов. Процедура настройки системы подразумевает контроль со стороны сотрудника и при необходимости возможность внесения правок в итоговый формат.
Узнать больше
Скорость рабочих процессов
Помимо освобождения персонала от утомительных, хотя и очень важных для бизнес-процессов предприятия процедур, КСМ обеспечивает заказчику еще целый ряд преимуществ. Так, ускорение попадания должным образом структурированных документов во внутреннюю ERP-систему гарантирует сокращение задержек при оценке обстановки и принятии решений менеджментом среднего и высшего уровня. Непосредственная доставка свежеоцифрованных данных заранее уполномоченному для работы с ними сотруднику позволяет избавиться от лишних пересылок файлов по электронной почте и также способствует ускорению рабочих процессов в организации.
Кроме того, каждый документ, оцифрованный КСМ, сохраняет свою исходную структуру, что заметно упрощает организацию поиска нужных данных, в особенности архивных. Юридические и логистические отделы крупных предприятий, не говоря уже о специализированных подразделениях по обработке входящей корреспонденции, безусловно по достоинству оценят удобство и эффективность KYOCERA Capture Manager. Вместе со всем комплексом специализированного ПО KYOCERA Document Solutions это решение для многих заказчиков станет краеугольным камнем нового, подлинно «умного» офисного документооборота.
Хотите узнать больше про KYOCERA Capture Manager или про любой другой софт от Kyocera?
Поговорите с нами, мы же люди. Наши специалисты всегда готовы Вам помочь. Обращайтесь!
© 2022 KYOCERA Capture Manager