Печать в распределенном офисе:
миф или реальность?

Как правильнее всего организовать такой доступ, зависит от профиля и стиля работы каждой организации. Там, где переход на цифровой документооборот почти целиком состоялся и на печать выводят в основном лишь тщательно выверенные чистовики документов для обмена с внешними контрагентами, оптимальным представляется оставить в опустевшем офисе доступное дистанционным сотрудникам устройство печати – высокопроизводительное, экономичное и надежное. Документы, которые действительно необходимы в виде твердых копий, регулярно забирает из лотка охранник либо дежурный секретарь с ресепшена, после чего через курьеров отправляет на подпись ответственным сотрудникам компании и далее — внешним контрагентам.
Другой тип организации документооборота по-прежнему нуждается в достаточно интенсивном использовании принтеров и МФУ. В этом случае разумно выделить категорию сотрудников, которым регулярная печать действительно необходима, и установить у них на дому компактные недорогие устройства, максимально удобные в использовании. Речь, безусловно, идет о лазерном оборудовании: средняя цена создаваемого с его помощью отпечатка невелика, а чрезвычайная долговечность тонера в сочетании с надежностью узла печати гарантируют, что в тот самый момент, когда документ потребуется в виде твердой копии, он появится в выходном лотке именно в том виде и с тем качеством, которых от него ожидают.
Недорогой лазерный аппарат не в состоянии выдавать цветные изображения, зато он не подвержен извечной проблеме струйных собратьев — пересыханию чернил и закупорке дюз печатающей головки вследствие длительных простоев из-за нерегулярного использования. Для ситуативной печати с непредсказуемыми объемами заданий лазерное устройство подходит наилучшим образом. Тем более что в домашних условиях поблизости нет технического специалиста, готового прийти на помощь в случае неполадки, а вероятность критического сбоя в работе лазерного принтера или МФУ солидной марки крайне мала.

Сейчас связанные с коронавирусом ограничения постепенно снимаются, и многие сотрудники возвращаются в офисы. Многие, но не все — и, судя по всему, тренд работать дистанционно (пусть не постоянно, а лишь по несколько дней в месяц) сохранится теперь надолго. Большинство работодателей и самих работников волей-неволей преодолели внутреннее предубеждение против удалёнки, перестали считать, что в ее условиях невозможно достигать высоких результатов. Главное только, чтобы работа на расстоянии была налажена должным образом.
И в этой связи особую значимость приобретают программные средства для организации совместной работы. Такие, например, как Kyocera Net Manager (KNM), призванное расширить возможности передовых принтеров и МФУ под этой всемирно известной маркой, обеспечивая им «из коробки» развитую MDS-функциональность.
Такая комплексная интегрированная платформа для оптимизации контроля над расходами на печать и обеспечения информационной безопасности предприятия наилучшим образом вписывается в концепцию надежного и высокоэффективного распределенного офиса. Обеспечивая практически стопроцентную доступность сервиса печати, она помогает снижать затраты, автоматизирует рутинные операции при оцифровке документов и гарантирует ликвидацию проблемы «мусорной печати» даже в условиях распределенного офиса, поскольку каждый выводимый в виде твердой копии документ четко привязан к отправившему его на печать авторизованному сотруднику.
Многофункциональная, гибкая, простая в управлении система контроля над офисной инфраструктурой печати сегодня остро необходима — вне зависимости от того, внутри офиса находится основная масса сотрудников или вне его. Новейшие принтеры и МФУ компании Kyocera с поддержкой KNM предлагают бизнесу именно такую систему, готовую к мобильной работе с документами, ведущую детальную отчетность и снабженную дружественным унифицированным интерфейсом. Всё — ради повышения производительности труда в новых, посткоронавирусных реалиях!