Интеллектуально управлять информацией, повышая эффективность бизнес-процессов

KYOCERA Smart Information Manager
Нажмите на кнопку PLAY,
чтобы посмотреть обзор системы
KYOCERA Smart Information Manager. KYOCERA Smart Information Manager. KYOCERA Smart Information Manager. KYOCERA Smart Information Manager. KYOCERA Smart Information Manager. KYOCERA Smart Information Manager.
Интеллектуально управлять информацией, повышая эффективность бизнес-процессов. Интеллектуально управлять информацией, повышая эффективность бизнес-процессов. Интеллектуально управлять информацией, повышая эффективность бизнес-процессов. Интеллектуально управлять информацией, повышая эффективность бизнес-процессов. Интеллектуально управлять информацией, повышая эффективность бизнес-процессов. Интеллектуально управлять информацией, повышая эффективность бизнес-процессов.
Оцифровка и распечатка

Переходные процессы

Переходные процессы — оцифровка бумажных документов и распечатка электронных — продолжают оставаться важнейшей составляющей современного документооборота. Особое значение имеют каталогизация, индексация и группирование электронного контента, поскольку оцифрованные документы, открытые для полнотекстового поиска и машинной аналитики, обеспечивают максимально надежное и оперативное управление всем массивом данных предприятия.
Универсальный характер KSIM делает его привлекательным для заказчиков любого масштаба и направления деятельности. Самым наглядным образом это было подтверждено на практике в ходе недавнего перехода на удаленный, а позже распределенный режим работы. Классический (докоронакризисный) внутриофисный документооборот предполагал распечатку документов в офисном копицентре и передачу их сотрудникам по инстанциям, что после введения локдаунов стало практически невозможным. Организациям пришлось изыскивать новые способы обеспечения внутреннего документооборота, — и KSIM готов прийти им на помощь.
KYOCERA Smart Information Manager (KSIM) - это web-based система для управления цифровыми документами.
KYOCERA Smart Information Manager (KSIM) — это web-based система для управления цифровыми документами.
В полностью удаленном или более актуальном сегодня гибридном (он же распределенный) офисе документооборот существенным образом децентрализован. Что, в свою очередь, порождает необходимость по-новому организовывать хранение, предоставление доступа и обработку всех видов документов, включая входную и выходную корреспонденцию, внутренние циркуляры и прочие отпечатанные на принтерах и МФУ бумаги. Скорость, безопасность и конфиденциальность доставки документов нуждающимся в них сотрудникам стали безусловными приоритетами при работе в условиях гибридной занятости.
Проблема №1

Ошибка стандартизации

В полностью удаленном или более актуальном сегодня гибридном (он же распределенный) офисе документооборот существенным образом децентрализован. Что, в свою очередь, порождает необходимость по-новому организовывать хранение, предоставление доступа и обработку всех видов документов, включая входную и выходную корреспонденцию, внутренние циркуляры и прочие отпечатанные на принтерах и МФУ бумаги. Скорость, безопасность и конфиденциальность доставки документов нуждающимся в них сотрудникам стали безусловными приоритетами при работе в условиях гибридной занятости.
KSIM может управлять вашим цифровым документооборотом.
Проблема №2

Ошибка безопасности

Другая важнейшая проблема при организации распределенного документооборота — отсутствие у находящихся вне офиса сотрудников надежного защищенного канала доступа к электронным каталогам рабочих документов. Напротив, пренебрежительное отношение к информационной безопасности и открытие возможности свободно скачивать с корпоративного сервера любые документы после авторизации (часто даже не защищенной сквозным шифрованием) практически гарантированно приводит к компрометации данных компании. В итоге всё это — неупорядоченное хранение данных, непродуманная организация удаленного доступа, пренебрежение мерами информационной безопасности — наносит предприятию финансовый и репутационный ущерб и может даже повлечь прекращение его деятельности.
KSIM может управлять вашим цифровым документооборотом.
Оцифровка и распечатка

Переходные процессы

Нажмите на «+», чтобы прочитать подробности.
Совместимость
Универсальный веб-интерфейс KSIM, совместимый с Google Chrome, Microsoft Edge и Mozilla Firefox, предоставляет наиболее простой способ взаимодействия пользователя с продуктом. Это позволяет рассматривать KSIM как подлинно платформонезависимую операционную среду, доступную в том числе с мобильных устройств. Интеграция с Kyocera Capture Manager позволяет KSIM производить такие сложные операции, как сканирование документов с последующими обработкой и сохранением.
Интеграция
Kyocera Capture Manager наиболее полно интегрирует цифровой образ документа в общую систему документооборота, обеспечивая возможность поиска в двух режимах: упрощенном (для предварительного просмотра) и полнотекстовом (для непосредственной практической работы с данными). Другой встроенный инструмент в составе KSIM – OCR Engine – обеспечивает оцифровку содержащегося в документах текста с возможностью поиска и индексации. Помимо простых текстовых форматов наподобие .DOCX и .RTF, поддерживаются PDF, JPG и PNG.
Поиск
Помимо определенного фрагмента текста внутри отдельного документа, KSIM предоставляет пользователю возможность искать по некой последовательности символов документ целиком в электронном каталоге. В результате авторизованные пользователи получают доступ ко всем без исключения материалам, зарегистрированным в системе, даже если предварительно не имели данных об их местоположении или даже самом существовании.
Обмен документами
Встроенный в KSIM режим совместной работы дает сотрудникам возможность обмениваться документацией как внутри группы/отдела, так и с внешними рабочими группами, в том числе удаленными. Функции управления документооборотом позволяют активизировать процедуру проверки или утверждения документов, равно как и добавления комментариев и/или внесения правок электронным способом. С целью учета и контроля все подобные действия фиксируются и документируются системой.
Конфиденциальность
Ради пущей конфиденциальности документы могут помещаться в каталоги либо зашифрованные архивы с ограниченным доступом. Управление этим доступом осуществляют администраторы, которым KSIM предлагает инструментарий для назначения группам и отдельным пользователя прав доступа в соответствии с указанными ролями.
Система управления версиями
Чтобы не потерять важные промежуточные версии в ходе многостороннего редактирования текста, KSIM предусматривает встроенную систему управления версиями. Кроме того, KSIM способен импортировать и экспортировать предварительно определенные рабочие процессы в качестве шаблонов, что заметно упрощает и ускоряет внедрение цифровых средств организации офисного труда.
Сервер для работы
Серверная компонента KSIM развертывается на выделенном сервере в составе инфраструктуры предприятия, локальной либо гибридной (в последнем случае, например, установить сервер можно на площадке облачного провайдера). Необходимо лишь соблюсти требование единства адресного пространства этого сервера с клиентскими средствами доступа.

Аппаратные требования к установке серверной компоненты KSIM по нынешним временам скромны: не менее чем двухъядерный ЦП, 8 Гбайт ОЗУ, 5 Гбайт свободного места на накопителе для самой системы и не менее 50 Гбайт для хранения документов и файлов. Требуемая серверная ОС — Microsoft Windows Server (допускаются версии 2019, 2016, 2012 R2). Особую привлекательность приобретает в этой связи развертывание KSIM на виртуальной машине в облаке, что заодно позволит с легкостью расширять доступное для размещения цифровых документов логическое пространство.
Каким заказчикам сегодня действительно необходим KYOCERA Smart Information Manager? Универсальный характер и богатство функциональности этого решения делают его желанным выбором для предприятий всех масштабов и направлений деятельности, ежедневно сталкивающихся с необходимостью организации и эффективного ведения электронного документооборота. К примеру, это финансовые и юридические компании, дилеры и реселлеры, медицинские, учебные и иные учреждения, тесно связанные с учетом, упорядочением и развитием человеческих ресурсов. Почти повсеместно, где в принципе обращаются документы, бумажные и электронные, сегодня назрела необходимость организовать их обращение настоящим образом, — и KSIM готов помочь прозорливым бизнесменам произвести цифровую трансформацию этой важнейшей составляющей любой деловой активности.
Хотите узнать больше про KYOCERA Smart Information Manager или про любой другой софт от Kyocera?
Поговорите с нами, мы же люди. Наши специалисты всегда готовы Вам помочь. Обращайтесь!
© 2021 KYOCERA Smart Information Manager